Інтеграція BAS з Новою Поштою: автоматизація ТТН, трекінг та облік логістики

1. Чому ручне введення ТТН коштує бізнесу тисячі гривень щомісяця

Коли інтернет-магазин або гуртовий постачальник відправляє 10–20 замовлень на день, менеджер ще встигає відкривати особистий кабінет Нової Пошти, копіювати ПІБ одержувача, номер телефону, вибирати місто та номер відділення. Але при обсязі від 50–100 посилок на день ручна робота перетворюється на справжнє «вузьке місце» бізнесу:

• Втрата робочого часу: На оформлення 1 накладної вручну йде від 2 до 4 хвилин. При 100 замовленнях це до 5–6 годин щоденної монотонної праці цілого співробітника.
• Людський фактор та помилки: Помилилися на 1 цифру в номері телефону — клієнт не отримав сповіщення від Нової Пошти, посилка лежить на відділенні, починається платне зберігання, а клієнт незадоволений.
• Затримка відвантажень: Поки менеджер виписує накладні, склад не може пакувати товар і чекає на стікери маркування.
• Завислі кошти за накладений платіж: Контролювати, за які саме накладні кошти NovaPay вже надійшли на поточний рахунок, а які ще в дорозі, у табличках Excel стає неможливо.

2. Що вміє інтеграція BAS з API Нової Пошти

Всі операції відбуваються безпосередньо у звичному вікні програми BAS (у документі «Замовлення покупця» або «Видаткова накладна»), без потреби заходити на сайт чи в додаток перевізника:

1. Створення експрес-накладної в 1 клік: Система автоматично передає дані одержувача, вагу, оціночну вартість товарів, тип доставки (відділення, поштомат або адресна доставка кур'єром).
2. Розрахунок вартості доставки: Точний прорахунок тарифу до відправки з урахуванням габаритів, комісії за накладений платіж та типу платника (відправник чи одержувач).
3. Друк маркувань (100х100 або зебра): Друк термостікерів прямо зі складу на термопринтері безпосередньо з форми замовлення або масово по всьому списку відвантажень на сьогодні.
4. Автоматичне оновлення статусів (Трекінг): Фонове опитування статусів кожні 30–60 хвилин: «В дорозі», «Прибув у відділення», «Отримано», «Відмова / Повернення».
5. SMS / Viber інформування клієнтів: Автоматична генерація та відправка клієнту повідомлення: «Ваше замовлення #1045 відправлено! ТТН: 204509...» одразу після натискання кнопки «Створити ТТН».

3. Типовий безкоштовний модуль чи Індивідуальна доробка?

Нова Пошта надає відкриту документацію API та базовий модуль для типових конфігурацій. Проте бізнес часто стикається з обмеженнями типового рішення:

4. Як виглядає ідеальний сценарій роботи менеджера

Після впровадження процес продажу та відвантаження стає максимально прозорим і швидким:

• Крок 1: Замовлення потрапляє в BAS (з сайту, маркетплейсу Rozetka/Prom або з KeyCRM).
• Крок 2: Менеджер підтверджує наявність товару та натискає кнопку «Сформувати ТТН Нова Пошта». Місто, відділення та телефон підтягуються автоматично.
• Крок 3: Склад бачить накладну у черзі на пакування, друкує термостікер та наклеює на коробку.
• Крок 4: Кур'єр забирає партію за сформованим електронним реєстром без сканування кожної коробки окремо.
• Крок 5: Коли посилка прибуває до одержувача, BAS автоматично змінює статус замовлення, а керівник бачить реальну аналітику доставок у реальному часі.

5. Автоматичний контроль накладеного платежу та повернень

Один із головних фінансових болів інтернет-магазинів — невідповідність сум повернення грошей з фактичними відправками. Завдяки синхронізації API з фінансовою системою NovaPay:

Як тільки покупець сплачує готівкою чи карткою у відділенні, статус накладної автоматично оновлюється на «Оплачено». Бухгалтерія може в 1 клік звірити виписку банку з реєстром оплат і точно знати, за які замовлення гроші вже на рахунку, а за якими ще очікується виплата.

У разі відмови покупця система миттєво підсвічує замовлення червоним кольором і дає змогу менеджеру оформити автоматичне повернення або перенаправлення товару іншому клієнту без штрафного зберігання.

6. Часті запитання про інтеграцію BAS з Новою Поштою