Автоматизація клінік косметології, естетичної медицини та салонів краси
Спеціалізована система BAS УКЦ (Управління Косметологічним Центром) для повної діджиталізації естетичного бізнесу: електронний журнал запису, контроль витрат дорогих препаратів з точністю до 0.1 мл, облік спалахів лазерних апаратів, повторних «доколів», абонементів на процедури, розрахунок зарплати лікарів та фіскалізація в 1 клік — без щомісячних абонплат за крісла.
Чому звичайні блокноти та базові хмарні сервіси коштують клініці сотні тисяч гривень втрат
Косметологія — це високомаржинальний бізнес із надзвичайно дорогими витратними матеріалами та обладнанням. Відсутність спеціалізованого обліку створює критичні витоки прибутку:
Перерозхід і витік препаратів
Флакони з ботулотоксином, шприци з філерами та дорогі мезококтейлі списуються «на око». Без жорсткої техкарти на процедуру та щоденної звірки залишків клініка щомісяця втрачає десятки тисяч гривень на «залишках».
«Ліві» процедури на лазерах
Ресурс лазерної маніпули обмежений сотнями тисяч спалахів і коштує від $3 000 до $10 000. Якщо система не рахує спалахи імпульс-в-імпульс, недобросовісні фахівці роблять процедури знайомим повз касу, спалюючи ресурс клініки.
Хаос із повторними доколами
У ботулінотерапії та контурній пластиці контрольний докол через 14 днів — норма. У звичайних програмах або списують послугу повторно, спотворюючи статистику лікаря, або не списують препарат взагалі, руйнуючи складський баланс.
Плутанина в абонементах наперед
Пацієнт оплатив курс із 8 сеансів лазерної епіляції чи 6 пілінгів наперед. Через півроку адміністратор не пам'ятає, скільки сеансів залишилося, за якою акцією була оплата і чи можна повернути гроші за невикористаний залишок.
Ризики штрафів від ДПС за чеки
Усі косметологічні клініки зобов'язані видавати фіскальні чеки. Роздільне ведення запису в CRM та пробивання чеків на окремому касовому апараті призводить до помилок касира, черг та колосальних штрафів податкової.
Невпинне зростання абонплат SaaS
Популярні хмарні сервіси беруть плату за кожного працівника та філію. З ростом штату до 10–15 майстрів клініка платить щороку $1 500 – $3 000 лише за оренду програми, не володіючи ні системою, ні власною базою пацієнтів.
4 ключові модулі системи BAS УКЦ для клінік та салонів краси
Повний цикл управління естетичним бізнесом: від першого дзвінка клієнта до формування фінансового звіту про прибутки й збитки власника.
Журнал запису, медичні анкети пацієнтів та TurboSMS
Зручний інтерактивний розклад для адміністраторів у розрізі фахівців, кабінетів, крісел та апаратів (`МестаПроведенияПроцедур`). Миттєвий пошук картки пацієнта за номером телефону.
- ✓ Медичні анкети: опитування про тип шкіри, алергічні реакції, хронічні протипоказання та збереження підписаних інформованих згод;
- ✓ Автоматичні SMS-нагадування: інтеграція з TurboSMS для відправки SMS/Viber нагадувань за 24 та 2 години до сеансу, що знижує неявки;
- ✓ Контроль повторних візитів: нагадування адміністратору про необхідність запросити пацієнта на регулярні доглядові процедури;
- ✓ Історія процедур: детальний архів кожного візиту з фотофіксацією стану шкіри «До / Після» лікування.
• Довідник «Місця проведення процедур» (кабінети, апарати)
• Підсистема «Анкетування» (анкети, питання, результати)
• Регістр «Записи клієнтів» та статуси візитів
• Модуль інтеграції «TurboSMS» та лог відправлених SMS
Естетична специфіка: спалахи лазера, доколи та абонементи
Вузькопрофільні алгоритми для центрів лазерної епіляції, клінік апаратної косметології та ін'єкційних кабінетів, яких не існує у стандартних програмах.
- ✓ Контроль ресурсу лазера: документ «Використання імпульсів» фіксує кількість спалахів маніпули за зону та співставляє з чеками пацієнта;
- ✓ Облік доколів ін'єкцій: спеціальний реєстр «Доколи» фіксує безкоштовну або пільгову корекцію після ботоксу/філерів через 14 днів без подвійної оплати послуги;
- ✓ Оплата процедур наперед: автоматизований продаж курсів та абонементів (наприклад, пакет з 8 сеансів) із поетапним списанням візитів;
- ✓ Сертифікати на послуги та гроші: продаж, активація та погашення подарункових сертифікатів за штрихкодом.
• Регістр відомостей «Доколи» (ботулінотерапія)
• Документ «Оплата процедур наперед» (абонементи)
• Регістр «Оплачені наперед процедури»
• Довідники «Подарункові сертифікати» та «Сертифікати на послуги»
Фармацевтичний склад препаратів: мілілітри, терміни та норми
Аптечна точність управління запасами косметики та медичних розхідників. Повне усунення крадіжок і несанкціонованого списання дорогих компонентів.
- ✓ Технологічні карти процедур: автоматичне списання нормативної кількості мілілітрів/грамів сироваток, масок, пілінгів та одноразових матеріалів при закритті візиту;
- ✓ Звіт про перерозхід матеріалів: підсвічування випадків, коли лікар використав більше препарату, ніж передбачено протоколом;
- ✓ Матеріали під звіт майстра: видача ампул і препаратів конкретному косметологу та вечірня інвентаризація залишків;
- ✓ Мінімальні залишки: автоматичні сповіщення логісту або власнику про необхідність дозамовлення препаратів, що закінчуються.
• Звіт «Перерозхід матеріалів»
• Звіт «Матеріали виконавців» (під звіт лікаря)
• Регістр «Матеріали для щоденної перевірки»
• Документи «Списання матеріалів» та «Інвентаризація»
Фінанси, ПРРО, лояльність та мотивація персоналу
Повний фінансовий порядок на рецепції клініки: змішані оплати, фіскалізація за законом України та прозорий розрахунок відсотків фахівців.
- ✓ Вбудоване ПРРО: автоматична видача електронних фіскальних чеків (Checkbox, Вчасно.Каса) без затримок черги на рецепції;
- ✓ Гнучка система зарплати: нарахування індивідуального % лікаря від виконаної послуги + окремого % від продажу косметики домашнього догляду з вітрини;
- ✓ Маркетинг і лояльність: нарахування кешбеку на віртуальний рахунок клієнта, дисконтні карти, промокоди та VIP-клуби;
- ✓ Управлінський звіт власника: реальний чистий прибуток за вирахуванням собівартості препаратів, зарплати, оренди та реклами.
• Документ «Нарахування співробітникам» та «Видача зарплати»
• Регістр відомостей «Варіант % виконавця підрозділу»
• Підсистеми «Кешбек», «Бонуси», «Клуб клієнтів»
• Звіти: «Аналіз продажів і заборгованості», «Заповненість послуг»
Порівняння BAS УКЦ із хмарними CRM (Altegio, Beauty Pro, CleverBox)
Чому професійні клініки та мережеві салони переходять з хмарних конструкторів на надійну систему з повним контролем над кодом та базою:
Вартість автоматизації косметологічної клініки або салону
Фіксований кошторис проекту без прихованих платежів та щомісячних комісій:
Кабінет / Приватний майстер
Ідеально для приватного кабінету косметолога, невеликої студії манікюру або лазерної епіляції на 1–3 робочих місця.
- ✓ До 3 робочих місць адміністраторів/майстрів
- ✓ Журнал онлайн-запису та розклад
- ✓ Облік клієнтської бази та історія візитів
- ✓ Складський облік препаратів і розхідників
- ✓ Підключення ПРРО (Checkbox / Вчасно)
- ✓ Навчання адміністратора (4 години)
Клініка естетичної медицини
Повноцінний комплекс для клініки косметології або великого преміум-салону на 4–10 робочих місць.
- ✓ Все, що входить у пакет «Кабінет»
- ✓ Модуль обліку імпульсів лазерних апаратів
- ✓ Облік доколів ін'єкцій та протоколів огляду
- ✓ Абонементи та списання курсів процедур наперед
- ✓ Списання препаратів до 0.1 мл та звіт про перерозхід
- ✓ Інтеграція SMS/Viber нагадувань TurboSMS
- ✓ Розрахунок заробітної плати персоналу (% + оклад)
Мережа філій / Медцентр
Для мережевих центрів косметології з кількома локаціями, єдиною базою пацієнтів та наскрізною аналітикою.
- ✓ Мультифілійна структура з єдиною клієнтською базою
- ✓ Розмежування прав доступу за ролями та філіями
- ✓ Єдиний кол-центр та наскрізний онлайн-запис
- ✓ Централізований фармацевтичний розподільчий склад
- ✓ Індивідуальні доопрацювання під ваші протоколи
- ✓ 60 днів пріоритетної техпідтримки та супроводу
5 етапів впровадження системи без зупинки запису клієнтів
Ми реалізували десятки переходів з Altegio, Beauty Pro, Excel та 1С без втрати контактів пацієнтів та історії відвідувань:
Аудит бізнес-процесів та прайсу послуг
Аналізуємо перелік ваших процедур, норми витрат препаратів, наявні апарати, алгоритми мотивації майстрів та структуру кабінетів.
Розгортання системи та безпека бази
Встановлюємо BAS УКЦ на вашому локальному сервері або у захищеній європейській хмарі. Налаштовуємо шифрування та щоденні резервні копії.
Перенесення бази клієнтів та залишків косметики
Безпечно експортуємо контакти пацієнтів, дні народження, історію знижок і баланс абонементів зі старої програми або таблиць Excel.
Підключення ПРРО, банківських терміналів та TurboSMS
Налаштовуємо генерацію фіскальних чеків (Checkbox/Вчасно), еквайринг та автоматичну розсилку SMS-нагадувань про час візиту.
Навчання адміністраторів і 30 днів підтримки
Проводимо практичний воркшоп для адміністраторів та лікарів. Супроводжуємо персонал у перші тижні роботи, відповідаючи на всі питання.
Відповіді на запитання власників клінік та салонів краси
Все, що потрібно знати перед початком автоматизації естетичного центру:
Чим BAS УКЦ краще за звичайні хмарні сервіси (Altegio / Beauty Pro / Appointer)?
Головна перевага — повна безпека та конфіденційність медичних даних: база клієнтів і фінанси знаходяться на вашому захищеному сервері або приватній хмарі, а не у публічному сервісі. Крім того, відсутня щомісячна абонплата за кожне крісло чи філію — система купується один раз. Лише BAS УКЦ підтримує мікросписання препаратів до 0.1 мл за протоколами, облік ресурсу спалахів лазера та медичний облік доколів після ботоксу.
Як працює контроль імпульсів лазерних апаратів?
Документ «Використання імпульсів» фіксує кількість спалахів маніпули лазера на кожну зону та сеанс пацієнта. Програма веде облік залишкового ресурсу дорогої лампи чи маніпули та звіряє кількість зроблених імпульсів із пробитими чеками, що повністю унеможливлює проведення процедур майстром повз касу.
Як у системі ведеться облік повторних «доколів» після ін'єкцій ботоксу або філерів?
Для цього передбачено спеціалізований механізм «Доколи». Пацієнт приходить на контрольний огляд через 10–14 днів після основної процедури. Лікар фіксує безкоштовну або пільгову корекцію симетрії. Система списує точну мікродозу препарату (одиниці або десяті мілілітра), не задвоюючи вартість послуги у звітності.
Чи можна продавати курси процедур (абонементи) наперед?
Так. Документ «Оплата процедур наперед» зараховує аванс клієнта за пакет послуг (наприклад, курс 8 процедур лазерної епіляції чи 5 пілінгів). За кожним візитом система автоматично списує 1 сеанс із балансу абонемента, відображаючи залишок у журналі запису та в чеку.
Як налаштовано роботу з ПРРО та фіскальними чеками?
Система безпосередньо інтегрується з програмними реєстраторами розрахункових операцій (Checkbox, Вчасно.Каса). Фіскальний чек генерується автоматично в момент закриття замовлення пацієнта зі змішаною оплатою (готівка, еквайринг, сертифікат, бонуси) та миттєво реєструється на серверах ДПС.